Lebenszyklus für Mitarbeitende

(Onboarding, Change und Offboarding)

Um Mitarbeitenden einen optimalen Start im Unternehmen zu ermöglichen werden automatisiert alle Zugänge und Berechtigungen angelegt. Damit sie möglichst schnell eingelernt werden und sich einfinden, werden alle wichtigen eLearning-Ressourcen automatisch bereitgestellt.
Außerdem gibt es ein ausgeklügeltes Followup-System, das die Teamleiter in bestimmten Intervallen erinnert, mit den Mitarbeitenden das Gespräch zu suchen, um offene Fragen zu klären.
Eine Einarbeitung, die zuvor drei Monate dauerte, konnten wir somit auf ca. einen Monat reduzieren.

Jegliche Änderungen, die sich bei einem/einer Mitarbeitenden ergeben (z. B. Namensänderung, Sabatical, …) werden automatisiert von der Personalakte bis in alle betroffenen Bereiche automatisiert angepasst.

Bei Austritt eines/einer Mitarbeitenden wird im Vorfeld automatisiert an Vorgespräche mit dem Teamleiter erinnert. Um die Sicherheit aller Unternehmensdaten zu gewährleisten, werden an dem Tag, an dem das Beschäftigungsverhältnis endet, alle Zugänge automatisch deaktiviert.

Verwendete Applikationen/Schnittstellen

Lebenszyklus für Azure-Gäste

(Onboarding/Rehire, Change, Review, Offboarding)

Damit eine Zusammenarbeit mit externen Mitarbeitenden möglichst effizient und ohne Hürden funktioniert, habe ich einen Prozess entworfen, der genau das ermöglicht. Durch eine regelmäßige Review wird sichergestellt, dass trotz gezielter Zusammenarbeit mit Externen, Unternehmensdaten so sicher wie möglich gehalten werden.
Bei einem Rehire wird sichergestellt, dass nur legitimierte Berechtigungen vergeben und alte Berechtigungen entfernt werden.

Dieser Prozess sorgte für eine konzernweit einheitliche Lösung für die Zusammenarbeit mit externen Mitarbeitenden. Außerdem wurde die Anzahl an nicht mehr benötigten Gast-Accounts von einigen Tausend auf 0 gebracht.

Verwendete Applikationen/Schnittstellen

Verwaltung von VPN-Zugängen für das mobile Arbeiten

Ich habe eine konzernweite Lösung entwickelt, die es Gesellschaften/Teams ermöglicht, ihre VPN-Zugänge für das mobile Arbeiten selbständig zu verwalten. Dadurch wurden die Konzern-Netzwerkadministratoren entlastet.

Diesen Prozess habe ich Ende 2019 fertiggestellt. 2020, mit Beginn der Pandemie, wurden innerhalb weniger Wochen 20 000 VPN-Zugänge automatisiert bereitgestellt. Ohne diesen Prozess hätte der Konzern nicht so schnell auf die neuen Gegebenheiten reagieren können.

Verwendete Applikationen/Schnittstellen

Lebenszyklus für externe Mitarbeitende

(Onboarding, Review, Offboarding)

Externen Mitarbeitenden, denen ein Azure-Gast für ihre Arbeit nicht ausreicht, wird ein Active-Directory-Account bereitgestellt.

Damit Unternehmensdaten sicher bleiben, durchläuft jeder Account regelmäßig Reviews und wird gegebenenfalls automatisiert geoffboardet.

Verwendete Applikationen/Schnittstellen

Bereitstellung von VPN-Notfallzugängen

Mitarbeitenden kann es passieren, dass sie Passwörter ver-gessen. Gerade im mobilen Arbeiten ist es ungünstig, wenn das Passwort des VPN-Zugangs vergessen wird. Dieser wird benötigt, um sich im Unternehmensnetzwerk anzumelden.

Um zu vermeiden, dass dadurch Arbeitszeit verloren geht, habe ich einen Prozess entworfen, der es jedem Mitarbeitenden ermöglicht, einen Notfallzugang zu beantragen, der in weniger als 5 Minuten bereitgestellt wird.

Dadurch können Mitarbeitende ganz normal arbeiten, auch wenn es Probleme mit dem VPN-Zugang gibt. Ein großer Vorteil an diesem Prozess ist, dass er 24/7 verfügbar ist und Mitarbeitende sich selbst helfen können.

Verwendete Applikationen/Schnittstellen

Provisionierung von Account-Berechtigungen

Um Active-Directory-Administrierenden wertvolle Arbeitszeit zu sparen, können Account-Berechtigungen von Teamleitern durch einen automatisierten Prozess selbst verwaltet werden.
Dabei werden die vergebenen Berechtigungen automatisch dokumentiert.

Gerade für einen weltweiten Konzern ist es praktisch, dass zentral verwaltete Berechtigungen somit 24/7 vergeben werden können.

Verwendete Applikationen/Schnittstellen

Eskalation von Tickets

Um eine schnelle Reaktionszeit und somit auch schnellere Lösung von Tickets zu gewährleisten ist eine automatische Eskalation essenziell.

Da das Service Management (Jira) nur begrenzt Möglichkeiten zur Eskalation von Tickets bietet, habe ich einen automatisierten Prozess entwickelt, der genau diese Rolle übernimmt.
Jira-Tickets werden automatisiert eskaliert anhand eines vordefinierten Schemas abhängig von Ticket-Typ, Priorität und Zeit seit dem letzten Update.

Ein positiver Effekt ist auch, dass Tickets nicht mehr „vergessen“ werden.

Verwendete Applikationen/Schnittstellen

Reporting über Netzwerksicherheit

Um die konzernweite Netzwerksicherheit und Compliance zu gewährleisten, werden den einzelnen Gesellschaften detaillierte Reports über deren Netzwerk-Firewalls bereitgestellt. In diesen Reports sind alle internen und alle externen Zugriffe aufgelistet. Somit können unberechtigte Zugriffe sofort unterbunden werden.

Verwendete Applikationen/Schnittstellen

Verlängerung von Benutzer-Accounts per Ticket

Um Teamleitenden mehr Möglichkeiten zur Eigenständigkeit zu geben, kann das Ablaufdatum von Benutzer-Accounts per Ticket verlängert werden.
Das schließt auch die Benutzer-Accounts von externen Mitarbeitenden und Dienstkonten mit ein.

Verwendete Applikationen/Schnittstellen

Lebenszyklus für Laptops und Computer

Laptops und Computer müssen nur ans Unternehmensnetzwerk angeschlossen und eingeschaltet werden. Das Betriebssystem und alle Software werden daraufhin automatisch installiert.

Dadurch wird den zuständigen Mitarbeitenden ermöglicht, ihre Arbeitszeit besser zu nutzen.

Verwendete Applikationen/Schnittstellen